Ein modernes Archivierungs- und Dokumenten-Management-System ist die Plattform für das
Erfassen, Verarbeiten, Verteilen und Archivieren von Daten und Dokumenten.
Vorteile durch Dokumenten-Management
Nach Einführung eines Dokumenten-Management-System werden Arbeitsprozesse transparenter, die Informationsdichte wächst, die Zufriedenheit der Mitarbeiter und Kunden steigt. Welche Anforderungen stellen Unternehmen weiterhin an ein Dokumenten-Management-System und welche Vorteile erfüllt es?
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Alle relevanten Informationen liegen dem zuständigen Mitarbeiter vor.
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Die Suchzeiten nach Dokumenten und damit die Suchkosten werden deutlich verringert.
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Medienbrüche werden vermieden, da alle Informationen digital vorliegen.
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Gesetzliche Anforderungen (Compliance) z. B. E-Mail-Archivierung (GDPdU) werden eingehalten.
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Druck- und Kopierkosten werden reduziert.
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Die Arbeitsprozesse werden durch ein Workflow-Modul abgebildet; dies führt zu größerer
Transparenz der Unternehmensabläufe.
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Platz- und Kostenersparnis: 1 DVD speichert bis zu 200 DIN A 4 Ordner oder 80.000 Seiten
Voraussetzungen für Dokumenten-Management
In einem Dokumenten-Management-System werden alle unternehmensrelevanten Informationen gesammelt,
verarbeitet und archiviert. Dieser Prozess funktioniert nur, wenn das Dokumenten-Management-System
bestimmte Voraussetzungen erfüllt:
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Zertifizierte Schnittstellen und Importfunktionen integrieren unterschiedliche Systeme wie ERP, Datenbanken, E-Mail, MS Office, CAD usw.
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Die ERP-Systeme SAP/R3, Navision, SageKHK usw. werden in das Dokumenten-Management-System
integriert.
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Einfache und intuitive Bedienbarkeit.
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Die Lösung muss bezahlbar sein; d. h. die Investition sollte sich durch Kosteneinsparung
und Effizienzgewinne kurzfristig refinanzieren.
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Dokumente werden verschlagwortet und durch eine Texterkennung sekundenschnell gefunden.
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