E-Mails sind aus unserer heutigen Geschäftswelt nicht mehr wegzudenken. Sie haben bereits den größten Anteil
an der geschäftlichen Kommunikation. Den Geschäftsbrief und das Fax hat die E-Mail prozentual hinter sich
gelassen. Der Gesetzgeber hat auf diese veränderte Situation reagiert und verlangt in den GDPdU und GoBS,
dass E-Mails im Unternehmen genauso behandelt werden wie papierene Dokumente.

Nur wenige Unternehmen hatten bis zum letzten Jahr davon Kenntnis genommen und nur zögerlich setzen
Entscheidungsträger die Forderungen der Gesetze in ihren Unternehmen um.

Es mag darin liegen, dass sich jedes Unternehmen gegen eine zusätzliche Investition wehrt, deren Sinn und Zweck (das alleinige Argument der Gesetzeskonformität) auf den ersten Blick nicht überzeugend wirken will. Hinzukommt sicherlich die Tatsache, dass die Finanzbehörden erst jetzt mit der Prüfung der elektronischen Unterlagen beginnen werden.

Irgendwie versucht(e) man bisher, um die ordnungsgemäße Archivierung herumzuschiffen, gewappnet mit vielseitigen Argumenten und Begründungen, möglicherweise sogar mit der geheimen wenn auch unrealistischen Hoffnung, das Gesetz würde abgeändert oder gar wieder aufgehoben werden. Und so schwingen heute beim Thema E-Mail-Archivierung noch viele Emotionen mit, die einer nüchternen Betrachtung weichen sollten.

Die Chancen und Vorteile einer intelligenten Archivierung sind wesentlich größer als deren Kosten und
sollten auch so von den Entscheidungsträgern im Unternehmen gesehen werden. E-Mail-Archivierung bedeutet
nicht nur Gesetzeskonformität. E-Mail-Archivierung schafft Mehrwerte im Unternehmen: Speicherplatzreduzierung,
Arbeitsprozessoptimierung, Rechtssicherheit und Wissensmanagement.

Sie können hier eine Zusammenfassung der wichtigsten Informationen zum Thema E-Mail-Archivierung
herunterladen:

“E-Mail-Archivierung - auf einen Blick” (106KB)